• E-Rechnung erstellen und versenden

    direkt in SAP

E-Rechnungen in SAP erstellen und versenden

Tage bis zur Abschaffung der PDF-Rechnung

(in Deutschland)

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Die E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die im Rechnungswesen wie eine Rechnung in Papierform behandelt wird. In Österreich besteht bereits seit 2014 eine E-Rechnungspflicht für Rechnungen an den Bund, in Italien seit 2018 und in Deutschland seit 2019. EPO Consulting blickt also bereits auf mehr als 10 Jahre Erfahrung in der Erstellung von E-Rechnungen in unterschiedlichen XML Formaten in verschiedensten Ländern zurück. 

Ab 01.01.2025 wird der Empfang von E-Rechnungen in Deutschland für alle B2B Geschäfte Pflicht. Ab 2027 dürfen im innerdeutschen Geschäftsverkehr nur mehr E-Rechnungen versendet werden. Wir empfehlen daher, dass Unternehmen bereits jetzt ihre Buchhaltungssysteme auf E-Rechnungen vorbereiten und neben dem Empfang auch gleich den Versand von E-Rechnungen implementieren. 

Die Lösung von EPO Consulting zur Erstellung, dem Versand, aber auch dem Empfang von E-Rechnungen direkt in SAP ist aktuell die am einfachsten und schnellsten implementierte Lösung am Markt. Dadurch wird Unternehmen noch vor dem Inkrafttreten des Wachstumschancengesetzes 2025 ermöglicht rechtskonform (nach den GoBD-Richtlinien) und maximal effizient zu arbeiten. Innerhalb von nur 3 Tagen können wir einen SAP Rechnungsausgang mit fertigen Standardprodukten zu Ihrem revisionssicheren Archiv installieren. 

Die Schritte für den E-Rechnungs-Ausgang erklärt

  • E-Rechnung erstellen

    Schritt 1

    Mit der EPO E-Rechnung Lösungen können valide XML E-Rechnungen direkt in SAP für die Module SD und FI erstellt werden. 

    In Deutschland sind die beiden Formate UBL XML und CII XML (Cross Industry Invoice) zulässig. SAP INVOIC IDoc, EDI Formate und andere Formate müssen in UBL XML oder CII XML umgewandelt werden.

    Wir empfehlen daher die Erstellung von UBL XML oder CII XML Rechnunge direkt aus dem ERP-System. Damit fällt die Diskussion über das Original weg und es muss nur das Original mit den eingebetteten Anhängen archiviert werden.

  • Visualisierung

    Schritt 2

    Visualisierung als PDF oder HTML (ohne ein zusätzliches Dokument zu erzeugen).

    Da XML E-Rechnungen für Menschen nicht einfach lesbar sind, müssen diese für die Sichtkontrolle visualisiert werden. Zusätzlich können in den XML E-Rechnungen beliebig viele Anhänge im nicht-lesbaren Base64 Format eingebettet sein. Diese müssen für die Kontrolle ebenfalls visualisiert werden.

    Die EPO Consulting Lösung verfügt über ein integriertes Visualisierungstool, mit dem sowohl die elektronische Rechnung selbst, als auch die Anhänge lesbar dargestellt werden können.

    Die Visualisierung als HTML bietet dabei noch weitere Vorteile:

    • Das HTML ist interaktiv. Dadurch werden etwa die Navigation in dem Dokument oder das Auf- und Zuklappen von Bereichen möglich.
    • Das HTML kann individuell auf Kunden angepasst werden. (etwa auf die Farben und das CD des Kunden mittels CSS)
    • Eingebettete Anhänge können Inline oder in einem eigenem Browser-Tab angezeigt werden. Alternativ auch mit dem verknüpften Programm (Word, Excel, CAD-Viewer).
    • Die Visualisierung ist auch als Saas Cloud Service und als Handy-App möglich
    • Das HTML kann bei Bedarf einfach als File abgespeichert und offline genutzt werden.

    Testen sie hier den E-Rechnung Viewer kostenlos!

  • Übersicht & Kontrolle

    Schritt 3

    Übersicht & Kontrolle aller E-Rechnungen und deren Anhänge in einem Rechnungsausgangsbuch.

    Hier können E-Rechnungen übersichtlich dargestellt werden.

    Ebenfalls können in diesem Schritt noch Anhänge hochgeladen, sowie E-Rechnungen einfach per Button-Click validiert werden.

  • Freigabe

    Optional

    Auch bei Ausgangsrechnungen kann die Freigabe eine Notwendigkeit (Compliance) oder zumindest eine Prozessverbesserung darstellen.

    Für die Freigabe im E-Rechnungs-Ausgang gibt es zwei Optionen:

    1. Verwendung des SAP basierten Workflows
    2. Verwendung des Workflow-Systems des ECM-Systems

  • Versand

    Schritt 4

    Der Versand der erstellten E-Rechnung kann über verschiedene Kanäle erfolgen.

    Die am weitesten verbreitete Methode ist nach wie vor der Versand über E-Mail. E-Mail hat zwar den Vorteil einfach und kostenlos zu sein, als Nachteil muss aber die geringe Sicherheit, sowie das Fehlen einer Bestätigung der Zustellung oder Akzeptanz genannt werden.

    Als Besonderheit können wir den E-Mail Versand mit einem oder auch mit zwei verschiedenen Anhängen anbieten.

    • einem XML-Anhang, also der Originalrechnung
    • zusätzlich einem HTML-Anhang, also der Visualisierung als interaktive HTML-Seite. Diese Visualisierung funktioniert bei Ihnen und bei Ihren Kunden mit jedem Webbrowser, sowie auch am Handy und offline!

    Alternativ ist der Versand der E-Rechnung auch über folgende Kanäle möglich:

    • Web Services oder JSON REST APIs
    • PEPPOL über einen EDI / PEPPOL Provider
    • EDI Übertragungskanäle wie AS2 und SFTP

  • Archivierung

    Schritt 5

    Da E-Rechnungen als Originale definiert sind, ist eine rechtssichere Archivierung der XML-Rechnung inkl. Anhänge nach den GoBD-Richtlinien vorgeschrieben.

    Die EPO Lösung ist in der Lage das Original über das Rechnungsausgangsbuch in einem zur Verfügung stehenden Archiv, welches an SAP über SAP ArchiveLink angebunden ist, zu speichern. Dabei ist auch die Extraktion der Anhänge für eine separate Ablage möglich.

Das Erstellen und Versenden von E-Rechnungen wird mit der Lösung von EPO Consulting für jedes Unternehmen zum Kinderspiel. Starten Sie bereits jetzt einen ersten Versuch mit UBL XML und sichern Sie sich einen Vorsprung in der Prozessabwicklung gegenüber anderen Unternehmen, die dies erst in den nächsten Jahren umsetzen.

Bedenken Sie auch Ihre Kunden. Um der Gesetzesänderung zu entsprechen haben diese nun viel investiert und können bereits ab Anfang 2025 E-Rechnungen empfangen. Diese Investition bringt den Unternehmen aber nur etwas, wenn sie nun auch E-Rechnungen empfangen.

Fragen Sie Ihre Kunden daher einmal, ob sie ab 2025 E-Rechnungen empfangen wollen. Mit der EPO Lösung können sie dem gerecht werden und neben der Optimierung Ihrer Einnahmen auch Ihre Kunden zufrieden stellen.

SIE BENÖTIGEN MEHR INFORMATIONEN?

Schreiben Sie uns entweder über unser Kontaktformular oder kontaktieren Sie direkt unseren Sales Manager Manfred Trojan für ein persönliches Beratungsgespräch.

Manfred Trojan

Sales Manager & Technical Assistent

E-Mail: manfred.trojan@epoconsulting.com

Telefon: +43 670 404 9330

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