Im Jahr 2024 wurde in Deutschland das Wachstumschancengesetz beschlossen, das ab 2025 neue Anforderungen für den Rechnungseingang von Unternehmen festlegt. Gemäß diesem Gesetz sind E-Rechnungen als strukturierte XML-Dateien definiert, die der Norm EN16931 entsprechen. Die zulässigen technischen XML-Formate sind UBL und CII (XRechnung, ZUGFeRD). Ab 2025 müssen diese drei Rechnungsformate (UBL, CII, ZUGFeRD) im Rechnungseingang akzeptiert werden. Ab 2027 sind generell nur mehr diese echten E-Rechnungen im B2B-Versand erlaubt – und damit im Empfang zu fast 100% relevant – für Unternehmen mit einem Umsatz von über 800.000 EUR, und ab 2028 sind generell nur noch diese XML E-Rechnungen für innerdeutsche B2B-Rechnungen zulässig.
XRechnungen, die E-Rechnungen an den Bund, die Länder und Kommunen müssen ebenfalls der Norm EN16931 entsprechen und den gesetzlichen Vorgaben zur Strukturierung der XML-Dateien folgen.
Entgegen der weit verbreiteten Meinung müssen ZUGFeRD PDFs mit eingebettetem CII XML v2.2 ab dem 1. Januar 2025 nicht verpflichtend angenommen werden. PDF-Dateien gelten ausdrücklich nicht als strukturierte E-Rechnungen gemäß dem Gesetzesbeschluss. Nur das aktuelle CII XML Format muss akzeptiert werden. Das in ZUGFeRD PDFs eingebettete CII XML ist das Original und muss verarbeitet sowie archiviert werden. Ab 2027 bzw. 2028 ist das Format PDF als Rechnungsformat nicht mehr zulässig.
Unser Tipp:
Weisen Sie ihre Lieferanten rechtzeitig darauf hin, das ihr Unternehmen anstelle von ZUGFeRD PDFs, lieber nur das CII XML erhalten möchte. Sie können dies auch generell ablehnen. Weisen Sie in diesem Fall auf den Bund hin, welcher ebenfalls keine ZUGFeRD PDFs annimmt. Und falls Sie doch ZUGFeRD PDFs annehmen möchten, steht diese Funktion (Scannen aller PDFs, ob ZUGFeRD, Extraktion des CII XML) auf unserem Document Handling Server zur Verfügung.
E-Rechnungseingang mit dem Document Handling Server (DHS)
Um mit Inkrafttreten des Wachstumschancengesetzes den Anforderungen dieses zu entsprechen, haben wir einen speziellen Server entwickelt.
Der Document Handling Server (DHS) kann schnell und einfach parallel zu bestehenden Systemen installiert werden. Dadurch ist, für die Phase der Umstellung, bereits die Möglichkeit gegeben, E-Rechnungen zu empfangen. In einem späteren Schritt kann der Server dann die aktuelle Lösung vollständig ersetzen.
weitere Vorteile für den Rechnungsempfang
Ein großer Vorteil unseres Servers ist, dass dieser neben Ihrer bestehenden Lösung installiert werden kann. Alternativ steht die Lösung auch als SaaS Service zur Verfügung.
Sie müssen also Ihren aktuellen Prozess des Rechnungseingangs nicht ändern – haben aber trotzdem die Möglichkeit E-Rechnungen zu empfangen, wenn solche eingehen. Dank der einfachen Integration ist die Lösung schnell implementiert und lässt Ihnen gleichzeitig alle Optionen offen, später auch weitere Systeme zu integrieren.
Unter Partnerunternehmen Open7 bietet als Ergänzung zum Document Handling Server auch die Integration eines eigenen Freigabeprozesses für neue ECM-Lösungen an. Sollten Sie bereits über einen Freigabe-Workflow verfügen, kann aber auch Ihr bestehendes System integriert werden.
Sollten Sie in Ihrem Unternehmen bisher keine Lösung haben, um ab 1.1.2025 den Anforderungen des Wachstumgschancengesetzes zu entsprechen und E-Rechnungen zu empfangen, ist der Document Handling Server das Richtige für Sie.
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Kontaktieren Sie uns gleich für mehr Informationen zu diesem Thema. Wir beantworten alle Ihre Fragen und beraten Sie gerne über die besten Lösungsmöglichkeiten.