Vergleich von E-Rechnungsformaten: UBL XML,CII XML, IDoc, ZUGFeRD und Factur-X

Im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung kommen verschiedene Formate zum Einsatz, die sich in ihren Eigenschaften und Anwendungsgebieten unterscheiden. Im Folgenden werden die fünf gängigsten Formate UBL XML, IDoc, CII XML, ZUGFeRD und Factur-X näher beleuchtet und miteinander verglichen. Am Ende finden Sie die Argumentation sowie klare Empfehlung für die Verwendung des Formats UBL XML vom E-Rechnung Experten und EPO Consulting Geschäftsführer Werner Kroiss. Wichtig ist gleich vorweg zu erwähnen, dass alle diese Formate sowohl im B2B-, im B2G- als auch im B2C-Geschäftsverkehr eingesetzt werden können.

UBL XML (Universal Business Language)

UBL XML ist ein globales Standardformat für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten, einschließlich Rechnungen. Es basiert auf XML (Extensible Markup Language), einer Auszeichnungssprache zur Darstellung hierarchisch strukturierter Daten im Format einer Textdatei. UBL-Rechnungen folgen dabei einer standardisierten Struktur, die verschiedene Elemente für Rechnungsnummer, Lieferant und Empfänger, Artikel, Preise, Steuersätze und Totalbetrag definiert. UBL XML ermöglicht dadurch die strukturierte und maschinenlesbare Übermittlung von Rechnungsdaten und eignet sich sowohl für den nationalen als auch internationalen elektronischen Austausch von Rechnungen.

  • Vorteile von UBL XML:
    • Globaler Standard: UBL ist international anerkannt und wird von zahlreichen Unternehmen und Behörden weltweit verwendet.
    • Flexibilität: UBL bietet eine hohe Flexibilität und kann an verschiedene länderspezifische Anforderungen angepasst werden.
    • Automatisierung: UBL-Rechnungen können einfach automatisiert verarbeitet werden, was den Rechnungsprozess effizienter gestaltet.
  • Nachteile UBL XML:
    • Komplexität: Die Implementierung von UBL kann aufgrund der Komplexität des Formats mit einem gewissen Aufwand verbunden sein.
    • Kompatibilität: Nicht alle Systeme und Softwarelösungen unterstützen UBL.

UBL und Peppol:
Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein Netzwerk für den elektronischen Austausch von Bestellungen, Rechnungen und anderen Geschäftsdokumenten. UBL ist das bevorzugte Format für die Übermittlung von Rechnungen über Peppol.

IDoc (Intermediate Document)

IDoc ist ein proprietäres Format von SAP, das für den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen SAP-Systemen entwickelt wurde. IDoc-Rechnungen basieren auf einem segmentbasierten Datenmodell, bei dem die Rechnungsinformationen in einzelnen Segmenten mit definierten Bedeutungen gespeichert werden. IDoc kann auch für die Übermittlung von Rechnungen verwendet werden, wird aber hauptsächlich für den elektronischen Datenaustausch zwischen SAP-Systemen verwendet.

  • Vorteile von IDoc:
    • Native Integration: IDoc ist nahtlos in SAP-Systeme integriert und ermöglicht einen einfachen Datenaustausch.
    • Leistung: IDoc ist ein performantes Format, das sich für große Datenmengen eignet.
    • Sicherheit: IDoc-Kommunikation kann über verschlüsselte Kanäle erfolgen, um die Datensicherheit zu gewährleisten.
  • Nachteile von IDoc:
    • Proprietäres Format: IDoc ist ein geschlossenes Format, das nur von SAP-Systemen ohne Einschränkungen unterstützt wird.
    • Geringere Flexibilität: IDoc bietet im Vergleich zu anderen Formaten weniger Flexibilität bei der Anpassung an länderspezifische Anforderungen.
    • Komplexität: Die Implementierung und Konfiguration von IDoc-Kommunikation kann komplex sein.

CII XML (Cross Industry Invoice)

CII XML ist ein XML-Format, das von der UN/CEFACT speziell für die elektronische Rechnungsstellung entwickelt wurde. CII XML-Rechnungen bauen auf der UBL-Struktur auf und fügen zusätzliche Elemente für branchenspezifische Informationen wie etwa Produktkataloge oder Lieferantenvereinbarungen hinzu. CII XML eignet sich besonders für den elektronischen Austausch von Rechnungen in Branchen mit spezifischen Anforderungen, etwa im Gesundheitswesen oder der Automobilindustrie.

  • Vorteile von CII XML:
    • Branchenstandards: CII XML unterstützt branchenspezifische Standards und erleichtert so den elektronischen Austausch von Rechnungen in bestimmten Branchen.
    • Kompatibilität: CII XML ist kompatibel mit UBL und kann daher von zahlreichen Systemen und Softwarelösungen verarbeitet werden.
    • Geringere Fehlerquote: Durch die standardisierte Datenstruktur und branchenspezifische Erweiterungen können Fehler bei der Datenübertragung minimiert werden.
  • Nachteile von CII XML:
    • Komplexität: CII XML ist komplexer als UBL und erfordert potenziell Anpassungen an branchenspezifische Anforderungen.
    • Geringere Verbreitung: CII XML ist weniger verbreitet als UBL und wird nicht von allen Unternehmen und Behörden unterstützt.

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland)

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Format für den elektronischen Austausch von Rechnungen in Deutschland. Es kombiniert die Vorteile von maschinenlesbaren XML-Daten mit der Lesbarkeit und Archivierbarkeit von PDF-Dokumenten, indem es die Darstellung einer Rechnung als menschenlesbares Dokument und gleichzeitig den elektronischen Austausch von Daten ermöglicht. Mit der Einbettung maschinenlesbarer XML-Daten in PDF-Dateien ähnelt das Format dem französischen offenen E-Rechnungsformat Factur-X.

  • Vorteile von ZUGFeRD:
    • Verbesserte Effizienz: Die automatische Verarbeitung von ZUGFeRD-Rechnungen spart Zeit und reduziert die Kosten im Rechnungswesen.
    • Geringere Fehlerquote: Durch die maschinenlesbare Datenübertragung werden Fehler bei der manuellen Dateneingabe minimiert.
    • Erhöhte Transparenz: ZUGFeRD-Rechnungen ermöglichen einen transparenten und lückenlosen Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen.
    • Gesetzliche Konformität: ZUGFeRD erfüllt die rechtlichen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland.
    • Zukunftssicherheit: ZUGFeRD basiert auf internationalen Standards und ist daher zukunftssicher.
  • Nachteile von ZUGFeRD:
    • Komplexität: Die Implementierung von ZUGFeRD kann für Unternehmen mit einem gewissen Aufwand verbunden sein.
    • Abhängigkeit von Software: Zum Erstellen und Verarbeiten von ZUGFeRD-Rechnungen ist spezielle Software erforderlich.
    • Geringere Verbreitung: ZUGFeRD ist im Vergleich zu anderen E-Rechnungsformaten wie UBL XML international noch nicht so weit verbreitet.
    • Unterschiedung zu klassischen Rechnungen: Da bei ZUGFeRD Rechnung die XML-Daten in das klassiche PDF eingebettet sind, ist auf den ersten Blick nicht erkennbar, ob es sich um eine ZUGFeRD oder eine herkömmliche PDF Rechnung handelt.

Factur-X

Factur-X ist ein standardisiertes Format für elektronische Rechnungen in Frankreich und Deutschland. Es basiert auf dem deutschen Standard ZUGFeRD 2.1 und ist vollständig kompatibel mit der europäischen Norm EN 16931 für elektronische Rechnungsstellung. Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnung in Frankreich wurde bereits mehrmals verschoben und ist aktuell für das Jahr 2026 geplant. 

  • Vorteile von Factur-X:
    • Vereinfachte Verarbeitung: Factur-X kombiniert eine menschenlesbare PDF-Datei mit maschinenlesbaren XML-Daten. Dies ermöglicht sowohl eine einfache manuelle Prüfung als auch eine automatisierte Verarbeitung durch Buchhaltungssoftware.
    • Verbesserte Genauigkeit: Durch die strukturierte Darstellung der Daten in XML werden Fehler bei der manuellen Dateneingabe minimiert.
    • Geringere Kosten: Die automatisierte Verarbeitung von Factur-X-Rechnungen kann Zeit und Kosten sparen.
    • Erhöhte Effizienz: Der elektronische Austausch von Rechnungen kann den gesamten Rechnungsprozess beschleunigen.
    • Zukunftssicherheit: Factur-X basiert auf offenen Standards und ist daher zukunftssicher.
  • Nachteile von Factur-X:
    • Implementierungsaufwand: Unternehmen müssen ihre Systeme auf die Verarbeitung von Factur-X-Rechnungen umstellen.
    • Anpassungsbedarf: Es kann sein, dass die eigene Rechnungsvorlage an den Factur-X-Standard angepasst werden muss.
    • Erforderliche Software: Zum Erstellen und Lesen von Factur-X-Rechnungen ist spezielle Software erforderlich.
    • Geringere Verbreitung: Factur-X ist noch nicht so weit verbreitet wie andere E-Rechnungsformate, etwa UBL XML.
    • Unterschiedung zu klassischen Rechnungen: Wie auch bei ZUGFeRD werden bei Factur-X Rechnungen die XML-Daten in das klassiche PDF eingebettet. Daher ist auf den ersten Blick nicht erkennbar, ob es sich um eine Factur-X oder eine herkömmliche PDF Rechnung handelt. 

UBL XML als klare Empfehlung vom E-Rechnung Spezialisten Werner Kroiss

Werner Kroiss, der bereits über 28 Jahre Erfahrung im Bereich SAP verfügt, empfiehlt Unternehmen, bereits zeitnah auf das Format UBL XML umzustellen.
Herr Kroiss  beschäftigt sich seit 2014 intensiv mit der E-Rechnung im SAP Rechnungsausgang sowie Rechnungseingang in verschiedenen Ländern wie Österreich, Deutschland, Italien als auch weiteren Ländern über das PEPPOL-Netzwerk.

Warum also UBL XML? 

Gerade im SAP-Bereich sind viele Unternehmen im Rechnungsaustausch international unterwegs und haben in der Vergangenheit zumeist die Übertragung für E-Invoicing mit IDocs durchgeführt. Der Nachteil der Übertragung von IDocs sind Textfelder mit begrenzter Länge (ein langer Firmenname muss etwa in den Stammdaten auf zwei Datenfelder aufgeteilt werden), im UBL XML Format sind deutlich längere Texteingaben möglich und dieses Problem besteht nicht mehr. Daher ist es ab sofort in SAP möglich, über ein PEPPOL-Netzwerk UBL XML Formate zu übertragen. Für SAP IDoc Benutzer kann dieses Format selbstverständlich weiterhin verwendet werden, im Hintergrund findet automatisch eine Konvertierung des XML Formates statt. 

UBL XML bietet wegen des globalen Standards darüber hinaus einen deutlichen Vorteil, sollten Unternehmen jemals mit Lieferanten oder Kunden im Ausland zusammenarbeiten. 

Gleichzeitig ist das Format auch sehr flexibel und lässt sich einfach an die verschiedenen Anforderungen von Ländern, Unternehmen oder anderen Spezifikationen anpassen.

Ebenfalls arbeitet die EU daran, das Format ab 2030 durch VIDA zu standardisieren und für alle Unternehmen innerhalb der Europäischen Union einzuführen. 

Stellen Unternehmen also schon jetzt auf das Format UBL XML um, sind sie bereits für die nächsten Jahre gewappnet und gleichzeitig perfekt für Geschäfte mit Unternehmen im EU-Ausland (Mexiko, Brasilien, uvm.) gewappnet.

Umsetzung des Rechnungseingangs für UBL XML mit dem Incoming Document Handling Server

Wenn Sie noch einen Weg suchen, Ihren Rechnungseingang auch ab 2025 gesetzeskonform zu gestalten und dazu einen Lösung brauchen, um E-Rechnungen zu empfangen, haben wir genau das richtige für Sie. 

Mit unserem intern entwickelten Incoming Document Handling Server können Sie einfach E-Rechnungen empfangen. 

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