XRechnung mit minimalem Aufwand einführen und e-Invoicing als Standardprozess etablieren
Die Einführung der XRechnung in Deutschland in SAP ECC oder SAP S/4HANA sollte mit wenig Aufwand möglich sein und den Fakturierungsprozess im Unternehmen verbessern. So oder so ähnlich könnte die Forderung zum Thema eInvoicing in vielen deutschen Unternehmen derzeit lauten.
Die XRechnung in Deutschland, also eine XML Rechnung im UBL oder CII Format, an den deutschen Bund ist ab 27.11.2020 verpflichtend. Entgegen anders lautender Gerüchte ist eine PDF Rechnung oder eine Zugferd Rechnung an eine Bundesbehörde nicht erlaubt und wird nicht akzeptiert. Beispielhaft sei hier die Deutsche Bahn genannt, welche bisher Zugferd Rechnungen präferiert hat und nun mittels Schreiben an ihre Lieferanten ihre Leitweg-ID bekannt gibt und die XRechnung einfordert.
Welche Schritte sind nun aber notwendig, um erstens die XRechnungs-Pflicht zu erfüllen und zweitens mit einem verbesserten eInvoicing-Prozess im Unternehmen möglichst davon zu profitieren? Sehen wir uns im Folgenden die Prozessschritte dazu im Detail an.
Prozess-Schritte zur XRechnung
Für den Fakturierungsprozess mit XRechnungen sind einige Dinge zu beachten, um alle gesetzlichen Pflichten zu erfüllen und gleichzeitig die Fakturierung zu beschleunigen und zu vereinfachen. Im folgenden werden 8 Schritte beschrieben:
- Kunden Stammdaten vorbereiten
- Customizing Einstellungen in SAP und ABAP Anpassungen
- Erstellung von XRechnungen und Speicherung in einem Rechnungsausgangsbuch / eDocument Cockpit
- Anhänge manuell oder automatisiert hinzufügen
- Visualisierung der XML XRechnung als PDF Dokument
- Versand per E-Mail, PEPPOL oder Download
- Archivierung der XML inklusive der Anhänge
- Anzeige der XRechnungs-XML aus dem Archiv
1. Kunden Stammdaten vorbereiten
a) Leitweg-ID
Für die XRechnung gilt: Keine Zustellung ohne Leitweg-ID im XML. Die Leitweg-IDs müssen bei Ihren Kunden erfragt werden und im Debitorenstamm unter „weitere Kommunikation“ als SSF Eintrag erfasst werden. Dies entspricht der Vorgabe der SAP SE im Anhang „eDocument Germany“ zum SAP Hinweis 2690949.
b) Kennzeichnung eRechnung und Format
Die Ansprechpartner Funktion kann ohne Programmieraufwand genutzt werden, um am Kundenstamm die gewünschte eRechnungs-Art zu hinterlegen. Der Wert „ZERE“ in der Spalte „Abteilung“ zeigt an, dass der Kunde eine elektronische Rechnung erhalten möchte. Die Spalte „Funktion“ mit den Werten „YE“ für E-Mail Versand und „YP“ für PEPPOL Versand bestimmt die Versandart.
2. Customizing Einstellungen in SAP und ABAP Anpassungen
a) Nachrichtenfindung für SD Fakturen
In der Nachrichtenfindung für SD Fakturen (Transaktion NACE) können die gewünschten Nachrichtenarten angelegt werden. Zum Beispiel die Nachrichtenarten
- ZUBE für UBL XRechnung per E-Mail und
- ZUBL für UBL XRechnung per PEPPOL.
Mit Hilfe der bewährten Konditionstechnik kann die Nachrichtenfindung nun automatisiert werden. Entsprechende Bedingungen sind im Bedarfsfall zu hinterlegen.
b) Kundenindividuelle Anpassungen
Grundsätzlich sollte jede Lösung für die XRechnung in SAP für Standard Fakturen und Gutschriften bzw. Stornofakturen valide XMLs erzeugen. Die Anpassungen für Z-Fakturaarten, Z-Preiskonditionen und -Rabattkonditionen sollten sehr einfach in ABAP durchführbar sein.
3. Erstellung von XRechnungen und Speicherung in einem Rechnungsausgangsbuch / eDocument Cockpit
In SAP erstellte XRechnungen müssen zuerst gespeichert werden. Erst in einem zweiten Schritt werden die XRechnungen – manuell oder automatisiert – an die Empfänger versendet. Ein übersichtliches, funktionales Rechnungsausgangsbuch erleichtert die Verwaltung von elektronischen Rechnungen. Im EPO Rechnungsausgangsbuch werden alle Arten von eRechnungen (XML und PDF) sowie die zugehörenden Anhänge dargestellt.
4. Anhänge manuell oder automatisiert hinzufügen
Vor dem Versand von XRechnungen im XML Format müssen alle rechnungsrelevanten Anhänge in das XML eingebettet werden. Hierbei kommt wie immer in solchen Fällen die Base64-Codierung zum Einsatz. In der Lösung von EPO Consulting passiert die Einbettung von Anhängen in das XML erst zum Zeitpunkt des Versands. Im EPO Rechnungsausgangsbuch können somit Anhänge einfach per Upload hinzugefügt oder entfernt werden.
5. Visualisierung der XML XRechnung als PDF Dokument
XRechnungen liegen entweder im UBL XML Format oder im CII XML Format vor. Beide XML Formate sind schwer lesbar und kaum manuell überprüfbar. Daher ist eine vollständige Visualisierung des XML als PDF Dokument nützlich.
6. Versand per E-Mail, PEPPOL oder Download
XRechnungen können an deutsche Bundesbehörden meist auf 4 verschiedene Arten versendet werden:
- per E-Mail
- per PEPPOL (wird als Webservice gewertet)
- per Upload in ein Web-Portal
- per manueller Erfassung in einem Web-Portal
Der Versand per E-Mail ist sehr einfach und sehr zuverlässig. Es entstehen keine Kosten für den Versand. Nachteilig sind die ungesicherte Übertragung und die fehlende Rückmeldung vom Empfänger.
Die Versandarten 2 (PEPPOL) und 3 (Upload) bieten eine Ende-zu-Ende Verschlüsselung an und erhalten eine direkte Empfangsbestätigung. Für die Zustellung über das PEPPOL Netzwerk fällt meist ein sogenanntes ePorto beim PEPPOL Provider an.
Die Versandarten 3 (Upload) und 4 (Webformular) eignen sich nur bei einer sehr geringen Anzahl von XRechnungen.
Als weitere Versandart bieten sich XML Webservices oder JSON REST APIs an. Bund und Länder bieten diese derzeit nicht an, könnten in weiterer Folge dies aber tun. Beispielhaft sei hier die Stadt München genannt, welche ein Webservice veröffentlicht hat. In Österreich sind e-Rechnungen an den Bund an 2 Webservices (BRZ, BBG) zu senden.
Die eRechnungs-Portale des Bundes:
Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) für Leitweg-IDs beginnend mit „991“.
OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG) für nachgelagerte Bundesbehörden und angeschlossene Länder
7. Archivierung der XML inklusive der Anhänge
XRechnungen werden mit im XML eingebetteten Anhängen an die Behörden versendet. Diese kompletten XMLs sollten so wie andere Dokumente über die SAP ArchiveLink Schnittstelle archiviert werden. Meist ist dazu das SAP Customizing des Archives um die Option „erlaube Archivierung von XML Dokumenten“ zu erweitern.
8. Anzeige der XRechnungs-XML aus dem Archiv
Die archivierten XRechnungen liegen im XML Format im Archiv vor. Die XMLs enthalten auch die eingebetteten Anhänge. SAP AnwenderInnen können mit der SAP Standard-Funktion „Dienste zum Objekt“ (GOS) diese XML aufrufen. EPO Consulting bietet eine Komponente an, welche die eingebetteten Anhänge auspackt und als einzelne (meist PDF) Dokumente öffnet. Zusätzlich findet die Visualierung, also die Umwandlung der XRechnung in ein PDF Dokument statt.
Fazit: e-Invoicing im Unternehmen etablieren und den papierbasierten Prozess zurückdrängen
Der Prozess der elektronischen Rechnungslegung sollte in jedem Unternehmen etabliert werden. Bei der Businss Case Berechnung muss vor allem die Einsparung an Arbeitszeit für den Durchlauf von der Erstellung bis zur Bezahlung inklusive Rückfragen zu Rechnungen berücksichtigt werden.
Der häufig schon bestehende Prozess der Erstellung von PDF Rechnungen sollte durch die Erstellung von strukturierten XML Rechnungen ergänzt werden. Medienbrüche wie das Ausdrucken von PDF Dokumenten oder unnötige Prozessschritte wie die Zusendung von E-Mails an die eigene Mail-Adresse, sollten eliminiert werden.
Daneben bleibt der Prozess der papierbasierten Erzeugung von Rechnungen meist ohnehin noch bestehen. Nutzen Sie die Möglichkeit der eRechnungslegung, um möglichst viele ihrer Kunden auf den eInvoicing Prozess umzustellen.
EPO Consulting