ZUGFeRD vs. XRechnung – Wir erklären die Unterschiede und helfen bei der richtigen Wahl!

Die E-Rechnung gewinnt in Deutschland und der EU immer mehr an Bedeutung. Die zwei wichtigsten Standards für Deutschland werden umgangssprachlich ZUGFeRD und XRechnung genannt. Während ZUGFeRD einen hybriden Ansatz mit PDF und XML darstellt, setzt die XRechnung ausschließlich auf strukturierte XML-Daten. Doch welche Lösung eignet sich für welchen Anwendungsfall? In diesem Artikel vergleichen wir beide Formate, zeigen ihre Vorteile und helfen Ihnen bei der Entscheidung.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

Die digitale Rechnungsstellung ist ein zentraler Bestandteil der modernen Geschäftsprozesse. In Deutschland haben sich insbesondere zwei Formate etabliert: XRechnung und ZUGFeRD. Beide erfüllen die gesetzlichen Anforderungen für E-Rechnungen, unterscheiden sich jedoch in ihrer Struktur, Anwendung und Handhabung.

Erklärung der Standards nach der EU Norm EN16931

Mit dem Wachstumschancengesetz wurde auch die EU-Richtlinie 2014/55/EU bezüglich der elektronischen Rechnungslegung umgesetzt. Damit werden die E-Rechnungsformate laut der EU Norm EN16931 als gesetzlich vorgeschriebene Standards festgelegt. Ja, die Mehrzahl ist richtig, es werden 2 Formate definiert, die gleichwertig für die E-Rechnung verwendet werden können. Die zwei von der EU festgelegten Formate sind:

  1. UBL Invoice XML und UBL CreditNote XML = Universal Business Language XML
  2. CII XML = Cross Industry Invoice XML

Aber Achtung, jetzt wird es etwas kompliziert. Umgangssprachlich wird für reine XML E-Rechnungen der Begriff XRechnung verwendet. Und für PDF Rechnungen mit einem eingebetteten CII XML wird der Begriff ZUGFeRD verwendet. Beides ist etwas vereinfachend. XRechnung bedeutet nämlich, dass eine E-Rechnung an einen öffentlichen Auftraggeber ausgestellt wurde. Nur XRechnungen enthalten im Übrigen eine Leitweg-ID, da dies die eindeutige Kennung eines öffentlichen Auftraggebers ist. Und ZUGFeRD Rechnungen sind keine E-Rechnungen im engeren Sinn, da das PDF ein unstrukturiertes Format darstellt und nur das eingebettete CII XML eine maschinenlesbare Struktur aufweist.

Für den Vergleich hier zwischen ZUGFeRD und XRechnung subsumieren wir unter dem Begriff XRechnung die reinen XML E-Rechnungen – mit oder ohne Leitweg-ID.

XRechnung – Das standardisierte XML-Format für den öffentlichen Sektor

Die XRechnung ist ein rein XML-basiertes Rechnungsformat, das speziell für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland entwickelt wurde. Sie folgt den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU und entspricht dem einheitlichen Standard der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).

Anwendungsbereiche:

  • Verpflichtend für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber nach E-Rechnungsverordnung (ab 250 €).
  • Empfohlen für Unternehmen, die regelmäßig mit Behörden zusammenarbeiten.
  • Geeignet für automatisierte Rechnungsverarbeitung ohne Medienbrüche.

Vorteile:

  • Gesetzeskonform für B2G-Transaktionen (Business-to-Government).
  • Einheitlicher, maschinenlesbarer Standard, der eine direkte Verarbeitung ermöglicht.
  • Einheitliche Visualisierung beim Empfänger.
  • Interoperabel mit europäischen E-Rechnungsstandards (PEPPOL).

Nachteile:

  • Keine menschenlesbare Darstellung ohne spezielle Software.
  • Formate wenig verbreitet im B2B-Bereich (Business-to-Business).
  • Ausdruck oder Anzeige als PDF nicht möglich

ZUGFeRD – Die hybride E-Rechnung mit PDF und XML

Das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert eine visuell lesbare PDF/A-3-Rechnung mit einer integrierten XML-Datei. Damit bietet es sowohl eine menschliche Ansicht als auch eine strukturierte, maschinenlesbare Datenbasis. Es ist flexibel für B2B und B2G anwendbar und wurde zuletzt mit ZUGFeRD 2.2 an die EU-Norm EN 16931 angepasst, sodass das eingebettete CII XML dieser Norm entspricht.

Anwendungsbereiche:

  • Universell für B2B und B2G einsetzbar.
  • Ideal für Unternehmen, die digitale Rechnungen senden, aber auch PDFs benötigen.
  • Besonders geeignet für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU).

Vorteile:

  • Kombination aus menschenlesbarer Rechnung und strukturierten Daten.
  • Einfache Einführung, da bestehende PDF-Prozesse weiter genutzt werden können.
  • Flexibel: Unternehmen können entscheiden, ob sie die XML-Daten nutzen oder nur die PDF-Datei.

Nachteile:

  • Öffentliche Auftraggeber akzeptieren ZUGFeRD derzeit nicht!
  • Höherer Speicherbedarf durch die Kombination von PDF und XML.
  • Jede eingehende PDF Rechnung muss geprüft werden, ob es sich um ein ZUGFeRD PDF handelt, da das XML das Original darstellt.
  • Verarbeitung kann komplexer sein, wenn nur das XML benötigt wird.

Warum akzeptiert der Bund keine ZUGFeRD Rechnungen?

Öffentliche Stellen in Deutschland akzeptieren ZUGFeRD-Rechnungen nicht als elektronische Rechnungen, da sie den spezifischen Anforderungen der E-Rechnungsverordnung (E-RechV) nicht vollständig entsprechen. Diese Verordnung schreibt vor, dass Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in einem der beiden XRechnungs-Formate UBL oder CII übermittelt werden müssen. Eine einheitliche Visualisierung wird intern sichergestellt und die PDF Files der Lieferantenrechnungen stehen dem entgegen.

Ein weiterer wichtiger Unterschied: Der Umgang mit rechnungsbegründenden Anlagen

Ein entscheidender Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD liegt im Umgang mit rechnungsbegründenden Anlagen, also Dokumenten wie Liefer- und Leistungsnachweisen, Verträgen oder weiteren Belegen, die zur Rechnung gehören. Während XRechnung einen vergleichsweise einfachen Weg bietet, gestaltet sich die Verarbeitung bei ZUGFeRD deutlich komplexer.

XRechnung: Direkte Einbettung per Base64

Bei der XRechnung können Anlagen direkt im XML-Dokument eingebettet werden. Dies geschieht über Base64-Kodierung, wodurch die Anhänge als Zeichenfolge in die XML-Datei integriert werden. Dadurch bleiben alle relevanten Dokumente innerhalb einer einzigen Datei, was die Verarbeitung durch Empfänger-Systeme erleichtert.

Vorteile:

  • Einheitliche Speicherung aller Daten in einer Datei
  • Unabhängig vom Dateiformat der Anhänge
  • Maschinenlesbar und direkt in bestehende Prozesse integrierbar

Nachteile:

  • Base64-kodierte Dateien sind größer als die Originalformate
  • Fehlende Vorschau für menschliche Leser

ZUGFeRD: Zweistufiger Prozess mit Formatbeschränkungen

Bei ZUGFeRD ist der Umgang mit Anhängen komplizierter, da sowohl das PDF als auch die XML-Daten verarbeitet werden müssen.

  1. Einbindung in das PDF: ZUGFeRD nutzt das PDF/A-3-Format, das es ermöglicht, zusätzliche Dateien anzuhängen. Allerdings können nur PDF-Dokumente direkt eingebunden werden. Falls eine andere Anlage (z.B. ein JPEG-Bild) vorliegt, müsste es zunächst in ein PDF umgewandelt werden.
  2. Referenzierung im XML (CII): Zusätzlich zur Einbindung in das PDF müssen die Anhänge in der XML-Datei (Cross Industry Invoice, CII) verlinkt werden. Dadurch entsteht eine doppelte Verarbeitung – einmal für das PDF und einmal für die XML-Struktur.

Vorteile:

  • Die Rechnung bleibt als visuell lesbare PDF-Datei erhalten
  • Bestehende PDF-Prozesse können weiter genutzt werden

Nachteile:

  • Anhänge müssen ins PDF-Format konvertiert werden
  • Doppelte Verarbeitung: Erst im PDF einbetten, dann im XML referenzieren
  • Höherer Speicherbedarf durch die doppelte Ablage

Kurz zusammengefasst: XRechnung einfacher, ZUGFeRD flexibler

Während XRechnung eine technisch klar strukturierte und einfach verarbeitbare Lösung für rechnungsbegründende Anlagen bietet, erfordert ZUGFeRD eine aufwändigere Verarbeitung, insbesondere wenn Anhänge in anderen Formaten als PDF vorliegen. Unternehmen müssen also abwägen, ob sie die höhere Flexibilität von ZUGFeRD oder die einfachere Handhabung von XRechnung bevorzugen.

Ein weiterer Vorteil von UBL XML (XRechnung): Die internationale Anwendbarkeit

Ein entscheidendes Argument für die Nutzung von XRechnung im UBL XML-Format ist die internationale Kompatibilität. Während ZUGFeRD speziell für Deutschland entwickelt wurde und Factur-X für Frankreich eine vergleichbare Rolle spielt, ist UBL XML ein weit verbreiteter Standard, der in vielen Ländern für die E-Rechnung genutzt wird.

UBL XML als internationaler Standard

Viele Länder setzen bei der elektronischen Rechnungsstellung auf UBL XML, darunter:

  • Deutschland: XRechnung basiert auf UBL XML
  • Frankreich: Factur-X unterstützt zusätzlich UBL XML
  • Malaysia, Kroatien, Serbien: E-Rechnungen basieren auf UBL XML
  • PEPPOL-Übertragungen: Nutzen überwiegend das UBL XML-Format

Das bedeutet für international tätige Unternehmen: Wer UBL XML als Standard wählt, kann mit nur wenigen Anpassungen (z. B. kleine Feld-Customizings) Rechnungen für verschiedene Länder erzeugen.

Die Frage, die sich Unternehmen stellen sollten: Warum ein zweites System für ZUGFeRD (Deutschland) und Factur-X (Frankreich) aufbauen, wenn ohnehin der internationale Standard UBL XML genutzt wird? 

Ein verbleibender Grund wäre, dass in Deutschland jedenfalls ZUGFeRD Rechnungen akzeptiert werden müssen.

Das bringt allerdings auch ein paar Nachteile:

  • Doppelter Aufwand: ZUGFeRD erfordert einen zusätzlichen Verarbeitungsprozess (z. B. PDF-Generierung mit eingebetteten XML-Daten, oft mit Adobe Servern).
  • Eingeschränkte Nutzbarkeit: ZUGFeRD ist nur in Deutschland anwendbar und kann nicht flexibel für andere Länder eingesetzt werden.
  • Erhöhte Komplexität für Mitarbeiter: Die parallele Nutzung mehrerer Rechnungsformate führt zu höherem Schulungsaufwand und komplexeren Workflows im ERP-System.

Ein einheitliches Format für globale Prozesse

Unternehmen, die international agieren, profitieren von einer klaren Strategie mit UBL XML. Statt für einzelne Länder separate E-Rechnungsprozesse mit ZUGFeRD oder Factur-X zu etablieren, kann UBL XML mit geringem Customizing weltweit genutzt werden. Dies reduziert den technischen Aufwand und sorgt für eine einheitliche und effizientere Rechnungsverarbeitung.

Unterschiede beim Versand: PEPPOL als Vorteil für XRechnung

Ein weiterer wesentlicher Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD liegt im Versand der Rechnungen. Hier hat die XRechnung einen klaren Vorteil, da sie zusätzlich zum Versand per E-Mail, auch über das PEPPOL-Netzwerk übertragen werden kann.

XRechnung: Effiziente Übertragung über PEPPOL

Das PEPPOL-Netzwerk (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein standardisierter Übertragungskanal, der speziell für den sicheren und strukturierten Austausch elektronischer Rechnungen entwickelt wurde. XRechnung ist vollständig kompatibel mit PEPPOL, sodass Rechnungen direkt und automatisiert an öffentliche Auftraggeber oder Geschäftspartner übermittelt werden können.

Vorteile von PEPPOL für XRechnung:

  • Standardisierte und sichere Übertragung innerhalb der EU
  • Direkte und automatisierte Verarbeitung durch Empfängersysteme
  • Zentrale Validierung der Rechnungen vor der Übermittlung

ZUGFeRD: Kein PEPPOL-Versand möglich

Da ZUGFeRD eine PDF/A-3-Datei enthält, kann es nicht über PEPPOL versendet werden. Zwar könnte das CII-XML innerhalb der PDF-Datei übertragen werden, doch PEPPOL verlangt strukturierte Rechnungsdaten ohne ein zusätzliches visuelles Dokument.

Nachteile von ZUGFeRD beim Versand:

  • Nicht kompatibel mit PEPPOL, da PDFs nicht als strukturierte Daten gelten
  • Keine einheitliche Übertragungslösung für automatisierte Prozesse
  • Alternative Versandwege (E-Mail, Portale, klassische Uploads) notwendig

XRechnung wieder die deutlich bessere Wahl

Wer eine gesetzeskonforme, standardisierte und automatisierte Rechnungsübermittlung benötigt, ist mit XRechnung besser bedient. Die PEPPOL-Kompatibilität macht sie zur bevorzugten Wahl für die Rechnungslegung an öffentliche Auftraggeber und privatwirtschaftliche Unternehmen mit digitalisierten Rechnungsprozessen. ZUGFeRD hingegen eignet sich besser für Szenarien, in denen ein PDF-Dokument für Menschen lesbar bleiben soll, bringt jedoch keine Vorteile für automatisierte Prozesse mit sich.

Fazit: XRechnungen (UBL XML) als klarer Gewinner gegenüber ZUGFeRD

Beim Vergleich von XRechnung und ZUGFeRD zeigt sich, dass die XRechnung (UBL XML) die klar bessere Wahl für Unternehmen ist. Durch die PEPPOL-Kompatibilität, die einfache Verarbeitung von Anhängen und die gesetzliche Konformität bietet sie eine zukunftssichere Lösung für die digitale Rechnungsstellung.

Der einzige Nachteil von XRechnung ist die fehlende direkte Lesbarkeit für Menschen, da es sich um ein rein maschinenlesbares XML-Format handelt. Dies kann jedoch leicht durch den Einsatz eines E-Rechnung Viewers, wie z. B. dem EPO E-Rechnung Viewer, sogar in einen weiteren Vorteil gewandelt werden, da somit alle E-Eingangsrechnungen ein identisches Format erhalten. Damit können XRechnungen auch ohne spezielle Fachkenntnisse visuell dargestellt werden.

Unternehmen, die eine zukunftsfähige, automatisierte und gesetzeskonforme Lösung suchen, sollten daher XRechnung auf Basis von UBL XML als bevorzugtes E-Rechnungsformat wählen.